各系部、各單位：

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規定要求，請各部門(mén)將本部門(mén)2017年產(chǎn)生的屬歸檔范圍的各類(lèi)文件資料整理好移交至檔案室。若有2017年度以前未歸檔的檔案，按要求分年度整理好一并歸檔?，F就有關(guān)事項通知如下：

一、歸檔范圍

（一）凡本部門(mén)在工作活動(dòng)中直接形成的，能反映本部門(mén)工作和活動(dòng)的，具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種不同形式的載體材料均屬本單位檔案的歸檔范圍。

（二）歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應的聲像、電子等文件材料（如照片、光盤(pán)等）。聲像、電子類(lèi)文件材料應隨紙質(zhì)文件材料一同歸檔。

（三）以學(xué)校名義獲得的各種證書(shū)、獎牌、獎杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案。

二、歸檔要求

（一）各部門(mén)應對歸檔工作給予高度重視，認真做好本部門(mén)檔案資料的收集、整理和歸檔工作。保證歸檔文件材料收集完整、齊全。特別要注重各類(lèi)重大活動(dòng)及會(huì )議的圖片、影像資料的收集和歸檔。

（二）凡各部門(mén)產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門(mén)的，由主辦部門(mén)負責歸檔，相關(guān)部門(mén)協(xié)助提供相關(guān)材料。

（三）歸檔的紙質(zhì)文件材料必須是原件，復印件原則上不歸檔。請示類(lèi)文件如已答復，須提供相關(guān)批復材料，上級來(lái)文需要辦理并上報相關(guān)材料的，要求將上報的相關(guān)材料附上。各單位報表、名冊、圖冊、匯編等已裝訂的材料，以?xún)裕ū荆閱挝灰平弧?/span>

（四）聲像檔案：錄音、錄像帶、錄影光盤(pán)、數碼照片等均應貼上標簽, 必須附有文字說(shuō)明，內容包括事由（事件）、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、拍攝者。

（五）實(shí)物檔案：標明實(shí)物名稱(chēng)、獲得時(shí)間和頒發(fā)（贈）單位。

（六）各部門(mén)及個(gè)人原則上不保留任何檔案，如工作需要備查的可保留復印件。

三、檔案移交

（一）歸檔驗收

移交檔案時(shí)，交接雙方當面檢查，按歸檔要求進(jìn)行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門(mén)返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。

（二）移交手續

歸檔單位移交檔案材料時(shí)必須填寫(xiě)“檔案移交目錄表”，“檔案移交目錄表”須部門(mén)負責人簽字并加蓋所在部門(mén)印章；若無(wú)檔案材料移交的部門(mén)，要求寫(xiě)一份無(wú)檔案移交的情況說(shuō)明，部門(mén)負責人簽字并加蓋所在部門(mén)印章。

（三）移交時(shí)間

為了保證學(xué)院檔案的立卷歸檔按進(jìn)度進(jìn)行，各部門(mén)務(wù)必于2018年1月10日前移交2017年度歸檔材料。

（四）移交地點(diǎn)

學(xué)院綜合檔案室（行政大樓8樓），聯(lián)系人：周麗，聯(lián)系電話(huà)：65336159（6062），郵箱：15150002@qq.com。

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附件：歸檔文件目錄表（空表）

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黨政辦公室

2018年1月2日

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